Gestione documentale
Le domande più frequenti sull'archiviazione documentale
- Che cos'è il sistema di Gestione Documentale
- Perché si archiviano i documenti e quali sono i motivi per passare ad una gestione elettronica dei dati
- Archivi fisici, archivi elettronici ed il loro ciclo di vita
- Quando si è iniziato a parlare di Documentazione Elettronica?
- I Sistemi Informativi Aziendali per la Gestione Documentale: quali sono i vantaggi.
- Conservare la documentazione elettronica: quando farlo per necessità e quando è norma di legge.
- Soluzioni per la gestione documentale in forma elettronica: Cloud, Software Open Source e Software professionali
Che cos'è il sistema di Gestione Documentale
Il Sistema di Gestione Documentale conosciuto anche con il nome di Document Management System (DMS) è un insieme complesso di strumenti che permette di svolgere e semplificare le procedure di archiviazione di documenti digitali indispensabili in tutti quegli ambiti pubblici e privati, in cui è imprescindibile la presenza e la produzione di documentazioni e la loro conseguente archiviazione. In particolare, la gestione elettronica dei documenti avviene tramite software o piattaforme opensource che grazie ad algoritmi specifici, consentono di registrare, ordinare, catalogare, semplificare la lettura e la trasmissione di dati nonché la loro conservazione. Appare subito evidente come questo sistema di archiviazione moderno possa ampiamente facilitare e velocizzare lo svolgimento di alcune attività lavorative, snellire certe procedure burocratiche o amministrative e garantire una maggiore trasparenza delle banche dati e una buona tutela della privacy.
Perché si archiviano i documenti e quali sono i motivi per passare ad una gestione elettronica dei dati
Archivi fisici, archivi elettronici ed il loro ciclo di vita
In passato, questa funzione di conservazione delle informazioni documentali era unicamente svolta dall'archivio fisico, che raccoglieva tutto quell'insieme di testi, immagini e filmati analogici, che si accumulavano giorno dopo giorno in qualsiasi tipo di ambiente pubblico o privato. Normalmente, negli archivi personali o familiari, la documentazione non deve seguire particolari regolamentazioni, viene quindi gestita secondo libera scelta del soggetto che ne detiene la responsabilità. La formazione degli archivi di enti pubblici e privati può invece essere obbligatoria, in alcuni casi infatti, essi devono necessariamente conservare la documentazione della propria attività, come traccia del proprio lavoro svolto ed in corso di svolgimento: questo viene effettuato, conservando ordinatamente tutti gli atti ed il materiale elaborato durante la loro esistenza. Il lavoro effettuato negli archivi fisici presentava e continua a presentare innumerevoli limiti e può essere velocizzato e riorganizzato grazie ai moderni archivi elettronici, nei quali i documenti digitali possono essere organizzati automaticamente in base ai parametri che li caratterizzano, caricati in rete ed infine conservati a lungo senza alterazioni, il tutto in modo veloce e riducendo il rischio di commettere errori.
Archivio vivo ed archivio morto
Quando si è iniziato a parlare di Documentazione Elettronica?
I Sistemi Informativi Aziendali per la Gestione Documentale: quali sono i vantaggi.
Che cos'è il workflow documentale?
I vantaggi della gestione documentale digitale
Effettuato questo passaggio, i vantaggi che derivano da una gestione documentale elettronica sono innumerevoli:
- riduzione dei volumi di carta stampata e degli spazi d'ingombro per l'archiviazione;
- inalterabilità dei documenti ed abbattimento della deperibilità dei materiali;
- eliminazione della ridondanza dei dati, ovvero la presenza di uno stesso documento ripetuto più volte all'interno degli archivi. La duplicazione dei dati è un problema molto dannoso della vecchia gestione documentale, perché il rischio è quello di generare incongruenze dovute al mancato aggiornamento di tutte le informazioni a disposizione;
- possibilità di accedere ai documenti da qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento grazie
- all'accesso tramite internet;
- possibilità per gli utenti di consultare lo stesso materiale contemporaneamente;
- riservatezza delle informazioni tramite accessi personali;
- riduzione delle tempistiche attraverso una gestione centralizzata e monitorata dei
- processi ;
- riduzione complessiva dei costi di gestione.
Conservare la documentazione elettronica: quando farlo per necessità e quando è norma di legge.
Informatizzazione: una necessità nel pubblico e nel privato
Tutti sono d'accordo che grazie ad un'approccio più digitale sarebbe possibile migliorare gran parte dei servizi pubblici e privati, l'informatizzazione però, è un processo necessario che ancora vede una certa resistenza da parte di alcuni cittadini e dei dipendenti della pubblica amministrazione. Se nel settore pubblico possiamo trovare ancora notevoli rallentamenti riguardo alla digitalizzazione, nel privato è possibile apportare notevoli migliorie alla gestione documentale semplificando ed accelerando la maggiorparte dei processi di gestione, organizzazione, condivisione ed archiviazione di file importanti. Inoltre, se sfruttata a dovere, la gestione documentale elettronica può aiutare le aziende a preservare il patrimonio aziendale, a fare previsioni sui dati e garantire ai propri clienti conformità alle policy internazionali in materia di protezione dei dati. Tutto questo significa maggiore versatilità che permetterà di prevenire situazioni di criticità interne ed esterne.
Le leggi per la gestione e conservazione dei documenti digitali
- Qualità
- Sicurezza
- Integrità
- Immodificabilità
GDPR e Piano di Sicurezza Informatica
Soluzioni per la gestione documentale in forma elettronica: Cloud, Software Open Source e Software professionali
- su pc con SharePoint, CMS prodotto da Microsoft Office;
- in cloud, sfruttando le piattaforme per cloud storage (Cloud Storage Software) ad esempio: Dropbox, Amazon, Google, Cisco, Fattureincloud, ecc...;
- tramite software Open Source, ad esempio Alfresco;
- tramite Software professionali.
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