Gestione documentale

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Le domande più frequenti sull'archiviazione documentale

Che cos'è il sistema di Gestione Documentale

Il Sistema di Gestione Documentale conosciuto anche con il nome di Document Management System (DMS) è un insieme complesso di strumenti che permette di svolgere e semplificare le procedure di archiviazione di documenti digitali indispensabili in tutti quegli ambiti pubblici e privati, in cui è imprescindibile la presenza e la produzione di documentazioni e la loro conseguente archiviazione. In particolare, la gestione elettronica dei documenti avviene tramite software o piattaforme opensource che grazie ad algoritmi specifici, consentono di registrare, ordinare, catalogare, semplificare la lettura e la trasmissione di dati nonché la loro conservazione. Appare subito evidente come questo sistema di archiviazione moderno possa ampiamente facilitare e velocizzare lo svolgimento di alcune attività lavorative, snellire certe procedure burocratiche o amministrative e garantire una maggiore trasparenza delle banche dati e una buona tutela della privacy.

Perché si archiviano i documenti e quali sono i motivi per passare ad una gestione elettronica dei dati

Qualsiasi tipo di documento, quindi qualunque dato che possa essere utilizzato a scopo di studio, di ricerca, di consultazione, per lavoro o per piacere, deve essere conservato in modo da garantirne la continuità di utilizzo da parte di altri fruitori.
Esistono infatti, diverse tipologie di documenti, da quelli per la pubblica amministrazione, a quelli di interesse aziendale o utilizzati dai liberi professionisti, nonché l'insieme della documentazione privata e personale dei singoli individui. In ogni caso, tutti i tipi di documenti hanno bisogno di essere archiviati ed ordinati per permetterne continuità di consultazione ed utilizzo nel tempo. La gestione documentale è un'esigenza che permette, a chi la esegue correttamente, di mantenere ordinato il materiale a disposizione e, nella maggiorparte dei casi, di agevolare un certo tipo di lavoro che presuppone l'uso costante di file digitali o materiale cartaceo.
 

Archivi fisici, archivi elettronici ed il loro ciclo di vita

In passato, questa funzione di conservazione delle informazioni documentali era unicamente svolta dall'archivio fisico, che raccoglieva tutto quell'insieme di testi, immagini e filmati analogici, che si accumulavano giorno dopo giorno in qualsiasi tipo di ambiente pubblico o privato. Normalmente, negli archivi personali o familiari, la documentazione non deve seguire particolari regolamentazioni, viene quindi gestita secondo libera scelta del soggetto che ne detiene la responsabilità. La formazione degli archivi di enti pubblici e privati può invece essere obbligatoria, in alcuni casi infatti, essi devono necessariamente conservare la documentazione della propria attività, come traccia del proprio lavoro svolto ed in corso di svolgimento: questo viene effettuato, conservando ordinatamente tutti gli atti ed il materiale elaborato durante la loro esistenza. Il lavoro effettuato negli archivi fisici presentava e continua a presentare innumerevoli limiti e può essere velocizzato e riorganizzato grazie ai moderni archivi elettronici, nei quali i documenti digitali possono essere organizzati automaticamente in base ai parametri che li caratterizzano, caricati in rete ed infine conservati a lungo senza alterazioni, il tutto in modo veloce e riducendo il rischio di commettere errori.

Archivio vivo ed archivio morto

Ogni archivio possiede un ciclo di vita la cui durata dipende dal periodo di apertura dell'archivio stesso. Un archivio si definisce quindi “vivo” durante il periodo in cui esso è attivo e funzionante ed in piena fase di ampliamento; si definisce “morto”, a partire dal momento in cui viene cessata la produzione di documenti e viene decretato l'abbandono di ogni attività di accrescimento del materiale da archiviare.
 

Quando si è iniziato a parlare di Documentazione Elettronica?

A lanciare per la prima volta l'idea visionaria di assegnare valore giuridico ad un documento in forma elettronica è stato nel 1978 Giovanni Duni, giurista e professore universitario italiano, che grazie all'utilizzo di un sistema nominato Teleamministrazione, prometteva un miglioramento della gestione telematica delle attività amministrative. Durante lo stesso anno, negli Stati Uniti veniva fatta la prima ricerca in campo informatico sulla firma digitale. Si è dovuto aspettare diversi anni però, prima che venissero tradotti documenti cartacei in file digitali, e si iniziò ovviamente da materiale testuale procedendo solo in seguito con la digitalizzazione di file immagini, audio e video.
 

I Sistemi Informativi Aziendali per la Gestione Documentale: quali sono i vantaggi.

Vivendo in un'era spiccatamente digitale, diventa pressoché elementare comprendere quale sia la necessità di passare ad un sistema di gestione elettronica dei documenti. In particolare in ambito aziendale, ogni organizzazione deve essere pronta a gestire questo cambiamento verso una più snella gestione del workflow documentale.

 

Che cos'è il workflow documentale?

Ogni documento che passa all'interno di un ufficio amministrativo, richiede un insieme di processi di gestione, come ad esempio: l'acquisizione stessa del documento, la sua autenticazione, eventuali modifiche ed una corretta archiviazione per eventuali ricerche future. L'insieme di questi processi è detto proprio workflow (=flusso di lavoro) documentale, il quale viene sensibilmente sveltito tramite l'adozione di sistemi informatici avanzati come i DMS.

 

I vantaggi della gestione documentale digitale

Il primo passo per per fare il salto di qualità verso la digitalizzazione e rendere compatibili i documenti in nostro possesso con i sistemi di gestione documentale, è la dematerializzazione dei documenti. È bene ricordare che questo processo potrebbe portare alla luce problematiche di obsolescenza digitale, cioè è possibile che una volta convertiti i documenti e caricati su una piattaforma digitale, questi ultimi vadano persi nel tempo a causa di un mancato aggiornamento malfuzionamento della piattaforma, perciò meglio informarsi su come evitare questo problema prima di iniziare la dematerializzazione dei dati.

Effettuato questo passaggio, i vantaggi che derivano da una gestione documentale elettronica sono innumerevoli:

    • riduzione dei volumi di carta stampata e degli spazi d'ingombro per l'archiviazione;
    • inalterabilità dei documenti ed abbattimento della deperibilità dei materiali;
    • eliminazione della ridondanza dei dati, ovvero la presenza di uno stesso documento ripetuto più volte all'interno degli archivi. La duplicazione dei dati è un problema molto dannoso della vecchia gestione documentale, perché il rischio è quello di generare incongruenze dovute al mancato aggiornamento di tutte le informazioni a disposizione;
    • possibilità di accedere ai documenti da qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento grazie
    • all'accesso tramite internet;
    • possibilità per gli utenti di consultare lo stesso materiale contemporaneamente;
    • riservatezza delle informazioni tramite accessi personali;
    • riduzione delle tempistiche attraverso una gestione centralizzata e monitorata dei
    • processi ;
    • riduzione complessiva dei costi di gestione.  

Conservare la documentazione elettronica: quando farlo per necessità e quando è norma di legge.

Informatizzazione: una necessità nel pubblico e nel privato

Tutti sono d'accordo che grazie ad un'approccio più digitale sarebbe possibile migliorare gran parte dei servizi pubblici e privati, l'informatizzazione però, è un processo necessario che ancora vede una certa resistenza da parte di alcuni cittadini e dei dipendenti della pubblica amministrazione. Se nel settore pubblico possiamo trovare ancora notevoli rallentamenti riguardo alla digitalizzazione, nel privato è possibile apportare notevoli migliorie alla gestione documentale semplificando ed accelerando la maggiorparte dei processi di gestione, organizzazione, condivisione ed archiviazione di file importanti. Inoltre, se sfruttata a dovere, la gestione documentale elettronica può aiutare le aziende a preservare il patrimonio aziendale, a fare previsioni sui dati e garantire ai propri clienti conformità alle policy internazionali in materia di protezione dei dati. Tutto questo significa maggiore versatilità che permetterà di prevenire situazioni di criticità interne ed esterne.

Le leggi per la gestione e conservazione dei documenti digitali

Il Codice Amministrazione Digitale (CAD) è il testo unico che regolamenta le norme riguardanti l'informatizzazione della Pubblica Amministrazione in rapporto a cittadini ed imprese. Le prime regole tecniche sui formati del documento amministrativo in materia di gestione e conservazione dei documenti digitali sono state emanate nel 2013 col DPCM che ha subito nel corso del tempo diverse modifiche. Tale decreto definisce i processi che portano alla formazione, gestione, realizzazione, conservazione dei documenti e stabilisce le 4 caratteristiche rappresentative di un documento informatico riconosciuto a norma di legge, che sono:
  • Qualità
  • Sicurezza
  • Integrità
  • Immodificabilità
Un punto fondamentale è quello sull'eliminazione delle ridondanze di documenti e procedimenti, in modo da renderli più efficienti, semplici ed aggiornati.
Tra le principali problematiche che riguardano le leggi di conservazione documentale elettronica o digitale, la più dibattuta è sicuramente quella sulla norma di legge che rende obbligatorio o meno il processo di conservazione di tutti i documenti digitali. Nonostante sia difficile fare chiarezza su argomenti in piena fase di evoluzione, ciò che è chiaro è che, qualsiasi tipo di informazione o dato digitale presente in qualunque processo aziendale o informativo, ma anche su software e programmi online deve obbligatoriamente essere preservato e custodito, se si tratta di materiale per cui è prescritta la conservazione nel tempo.
 

GDPR e Piano di Sicurezza Informatica

Altra norma importante, come previsto dal Regolamento Europeo sulla Protezione dei dati Personali (GDPR 2016/679), è quella della predisposizione da parte delle pubbliche amministrazioni del piano per la sicurezza informatica che riguarda la formazione, gestione, trasmissione, così come lo scambio, l'accesso e la conservazione dei documenti informatici.
 

Soluzioni per la gestione documentale in forma elettronica: Cloud, Software Open Source e Software professionali

Esistono diverse soluzioni per le aziende pubbliche e private che decidono di gestire in maniera più ordinata e mettere in sicurezza il loro patrimonio di dati digitali.
A seconda dell'esigenza, la gestione documentale in forma elettronica puo' esser fatta in vari modi:
  • su pc con SharePoint, CMS prodotto da Microsoft Office;
  • in cloud, sfruttando le piattaforme per cloud storage (Cloud Storage Software) ad esempio: Dropbox, Amazon, Google, Cisco, Fattureincloud, ecc...;
  • tramite software Open Source, ad esempio Alfresco;
  • tramite Software professionali.
Ognuna di queste soluzioni è valida ed efficace, ma è importante considerare l'entità del proprio workflow documentale per scegliere il sistema più idoneo al proprio caso, in modo da massimizzare l'efficienza di ogni processo aziendale. Innanzitutto è fondamentale capire se la piattaforma scelta è integrabile con i sistemi presenti in azienda, in secondo luogo è necessario dare il giusto peso alla sicurezza dei dati. La modalità più sicura, che garantisce la proprietà della documentazione è quella che utilizza software professionali su macchine dedicate. Anche i software Open Source sono un'ottima soluzione, ma la differenza risiede nella garanzia di assistenza. Nel caso in cui si utilizzi un software Open Source, se l'azienda dovesse avere bisogno di assistenza, questa andrebbe ricercata in rete, in forum specifici oppure su social come Reddit, mentre con un servizio professionale, l'assistenza è spesso immediata, fisica o telematica e tendenzialmente di qualità superiore con soluzioni anche ad-hoc, anche se potrebbe essere vincolata ad orari di ufficio.